Commissions

Le bureau, d'après nos statuts, est "l'instance gestionnaire de l'association". Chaque année, tous les parents, réunis en assemblée générale, élisent les membres du bureau, pour un mandat d'un an. Le bureau est présent à chaque comité de pilotage (un pas mois).

Présidence

La présidence est composée d’un président et d’un vice-président.

La présidence représente l’association dans tous les actes de la vie civile et est investie de tout pouvoir à cet effet. Il préside les réunions du Bureau et de l’Assemblée Générale ; il clarifie les débats et décide lorsqu’il faut recourir au vote. Si la présidence est dans l’impossibilité de présider une réunion, elle peut demander à un autre membre du Bureau de la remplacer.

Secrétariat

Le secrétariat est composé d’un secrétaire et d’un secrétaire adjoint.

Le secrétariat envoie la date et l’ordre du jour des réunions du Bureau et de l’Assemblée Générale à l’ensemble des membres. Lors des réunions, il établit la liste des membres présents et celle des membres absents, il recueille les excuses écrites des membres absents et les archive, il établit les comptes-rendus des réunions de Bureau, COPIL, Conseil d’administration, réunions exceptionnelles et des Assemblées Générales. Il effectue les démarches administratives nécessaires en cas de changement de Bureau ou en cas de modifications des présents statuts.

Trésorerie

La trésorerie est composée d’un trésorier et d’un trésorier adjoint.

La trésorerie établit le bilan et le budget prévisionnel de l’association ainsi que des demandes de subventions. Elle est en charge de la tenue des comptes, en relation avec le cabinet comptable et le commissaire aux comptes mandaté par l’association. Elle vérifie les notes de frais et factures et tient une comptabilité régulière de toutes les opérations tant en recettes qu’en dépenses. Elle rend compte de la situation comptable au bureau, est responsable de la gestion opérationnelle de la paye (adhésions mutuelles/prévoyance, radiations et soldes de tout comptes, formations, cotisations retraite etc.) et des DSN auprès de l’URSSAF.

Mission

Il travaille directement avec la trésorerie pour la gestion de l’activité financière courante de la crèche.

Ce renfort forme 2 tandems et s’organise dans l’objectif d’une passation en janvier et d’une organisation en année civile.

• D’août à décembre : montée en compétences avec l’équipe trésorerie

• De janvier à juillet : responsable de l’activité courante (responsable année civil), montée en compétence sur les sujets de fond (subvention d’investissement / CAF / ACEPP / projets …)

Ce renfort veille à ce que la clôture comptable mensuelle soit faite le 15 du mois pour permettre à la trésorerie de préparer la synthèse financière pour la réunion de bureau ou du COPIL. (Budgets / indicateurs activité …)

Postes

1. Une personne pour les entrées :

   • Création des contrats en août et en janvier

   • Tous les mois, pointage relevé / activité prélèvement / facturation famille

   • Pointage relevé pour arriver subvention selon calendrier

   • Travail avec la comptable à la clôture (fournir documents necessaire) - Mars

2. Une personne pour les sorties :

• Activités hebdomadaires : Pointage et paiement facture / scan / archivage / Suivi des budgets

• Activités mensuelles : paiement des salaires / paiement URSSAF

Mission

Elles ont en charge la communication interne et externe de la Crèche. La communication interne concerne les parents, les enfants et les pros et comprend tous les supports pour partager en interne de l’information. La communication externe concerne l’animation de notre réseau et vitrine pour partager nos valeurs et valoriser notre activité.

La commission est rattachée directement à la Présidence pour assurer la coordination avec les autres commissions car l’ensemble des acteurs de la crèche apporte du contenu.

Activités

1. Communication interne

• Gestion et partage des photos et vidéos

• Gazette (fréquence à définir en début d’année)

• Trombinoscope des parents, des enfants, des pros (début d’année)

• Prépare les communiqués

• Participe aux journées portes ouvertes

• Montage d’une vidéo en fin d’année

• Modérateur Slack et Email

2. Communication externe

• Définir le plan de communication avec le bureau (+commission AINF)

• Maintien activité sur réseaux sociaux

• Maintien du site web (revu avec AINF et RT avant début intégration)

• Activités avec les partenaires possible également

• Relation avec les médias extérieurs (gazette de la ville…)

Exemples de projets 2020 - 2021

• Lancement de Slack (rédaction d’une charte d’usage et d’un guide d’utilisation)

• Trombinoscope

• Vidéo de fin d’année (renfort familles)

Missions

Elle est en charge de la gestion des grands ménages et des permanences (suivi des inscriptions, récapitulatif mensuel des permanences vacantes, renforts éventuels etc.). Elle initialise le planning en fonction des souhaits des parents. La commission est rattachée directement au secrétariat.

Activités

• Activité initiale

  • Définit un processus de génération du planning respectant les valeurs et validé par le bureau

  • Planning à communiquer aux parents dans un délai raisonnable pour permettre des échanges

• Activité de suivi et de mobilisation

  • Suivi des changements entre parents

  • Relance pour permanences vacantes

  • Organisation des renforts quand nécessaire

  • Anime le groupe Slack des permanences

  • Gère les supports en ligne (GSheet partagé) et papier (support fourni aux pros)

Exemples de projet 2020-2021

Définition d’un processus de génération du planning respectant les valeurs de la crèche, validé par le bureau

Mission

En relation avec le(a) cuisinier(ère) et le(a) responsable technique, elle assure le fonctionnement de la cuisine pour fournir aux enfants de la crèche les repas du midi et les goûters.

Activités

• Établit les menus des repas du midi et des goûters avec des produits de saison.

• Organise les achats de courses dans la logique éco-durable du projet de la crèche (circuit court, producteurs locaux, agriculture biologique).

• Gère les stocks en lien avec le(a) cuisinier(ère).

• Procède aux achats nécessaires au fonctionnement de la cuisine (nourriture, matériel, …).

• Entretien et recherche de partenariat : Recherche de nouveau fournisseur / négociation / tenu du budget.

• Assure un suivi, porte conseil, et soutient le travail fait en cuisine, toujours dans un souci de bienveillance.

• Gère la carte de paiement et centralise les factures et les justifications pour la communication avec la trésorerie.

Exemples de projets 2020-2021

• Fourniture de contenu pour la Gazette à chaque numéro (recette / présentation fournisseur / légume de saison / … )

• Organisation d’un atelier à destination des parents (nutrition / réalisation goûter / …)

• Rédaction d’une charte alimentaire

Missions

En collaboration avec le(a) responsable technique et l’équipe professionnelle, elle est garante avec l’équipe éducative du respect du projet pédagogique de la crèche.

Activités

• Prépare avec l’équipe professionnelle les réunions pédagogiques et les anime. (1 tous les 2 mois)

• Fait les comptes-rendus des réunions pédagogiques et de leur diffusion.

• Assiste l’équipe éducative dans la mise en place des décisions et des évolutions du projet pédagogique. (Sur ce point, les membres de la commission peuvent être consultés, mais ne sont pas décisionnaires : la prise de décision revient à l’équipe éducative pour ce qui concerne l’élaboration et la mise en œuvre de la pédagogie, en raison de ses compétences.)

• Fait un compte-rendu aux parents des journées pédagogiques en lien avec la responsable technique

Exemples de projets 2020-2021

• Partage du contenu pour la Gazette au moins 2 fois par an,

• Partage des contenus sur les réseaux sociaux

• Organisation d’un atelier à destination des parents (pédagogique/parentalité/…)

• Rédaction d’un cahier d’aide à la parentalité dans l’esprit Graine de tipi

Missions

Elle est en charge, supervisée par le(a) responsable technique, des produits d’entretien, de pharmacie et des couches jetables. Elle est en charge de la confection des produits « fait maison » (lessive / …). Elle est référente pour tout ce qui concerne les couches lavables.

Activités

• Gère les achats des produits d’entretien, des produits de pharmacie, des couches jetables

• Assure le suivi des stocks

• Transmet les factures et les justifications pour la communication avec la trésorerie

• Confectionne les produits « fait maison » (lessive/ … )

• Se renseigne sur les normes et les réglementations en vigueur (ACEPP/Locacouche/…)

• En tant que référent couches lavables :

  • Les parents et les pros s’adressent à elle en cas de question

  • Les pros lui remontent les signes d’encrassement (odeurs / rougeurs / fuites) pour prévoir un décrassage

  • Garantie et révise la routine de lavage (vieille auprès des spécialistes)

  • Réalise les décrassages au moins 1 fois par trimestre.

Exemples de projets 2020-2021

• Fournit du contenu à la Gazette sur le thème de l’écologie (recette produit ménagers/Zéro déchet /… )

• Organise un atelier couche lavable pour les nouveaux arrivants

• Rédige une procédure hygiène

Missions

• Elle assure la réalisation des chantiers décidés par le bureau : réalisation de devis, choix d’un prestataire, suivi…
  Chantiers choisis pour 2020 - 2021 :

  1. Pergola — Protéger nos enfants du soleil et des projectiles

  2. Aménagement extérieur — Potager vertical

  3. Acoustique — Apaiser les relations avec les voisins : acoustique

• Elle assure la maintenance de l’équipement (intérieur et extérieur) et s’occupe de la végétalisation.

Projets 2020-2021

• fournit du contenu à la Gazette au moins 1 fois par an.

• organise un week-end bricolage avec les autres familles pour réaliser des travaux pour la crèche

• organise un Atelier « construction » à destination des parents (tour d’observation, jeux de motricité…)

Missions

La commission est en charge de recruter les nouvelles familles, en concertation avec l’équipe pédagogique. Elle est aussi en charge de l’accueil et de l’intégration des nouvelles familles.

Les membres de cette commission doivent faire preuve de neutralité et d’impartialité. Ils doivent incarner par leur comportement et leur discours les valeurs d’accueil et de bienveillance de Graine de Tipi.

Activités

• Fait découvrir la crèche et ses valeurs aux familles extérieures (journées portes ouvertes)

• Echange avec les familles intéressées afin de choisir celles qui correspondent au mieux au projet

• Intègre les nouvelles familles

Exemples de projets 2020-2021

• rédaction d’un livret d’accueil des nouvelles familles “Bienvenue à Graine de Tipi !”

• organisation du parrainage pour l’intégration des nouvelles familles par les anciennes

• page présentant les engagements et le processus d’intégration (critères de recrutement, etc.)

• fournit du contenu à la Gazette 3 fois par an (en début d’année pour l’accueil, au moment des rencontres, puis annonce nouveaux parents)

Missions

Elle organise les événements et animations de la crèche à destination des familles, des enfants, des pros et peut également organiser des évènements ouverts à l’extérieur.

Activités

• Organise les soirées internes (Fête d’intégration / Fête d’hiver / Fête du printemps / Fête de clôture et accueil nouvelle famille)

• Organise des animations pour les enfants (venues d’intervenants)

• Travaille avec le.a responsable technique et la commission pédagogie pour les animations.

• Est responsable de l’état des locaux après les événements (mobilisation des familles, …)

• Assure la gestion du bien vivre avec le voisinage à ces occasions (informations préventives, invitations du voisinage …)

Exemples de projets 2020 - 2021

• Fournit du contenu à la Gazette à chaque numéro (agenda des évènements extérieurs, ...)

• Organise une sortie / événement pour les enfants

• Organise une sortie / événement pour les parents